Unsere Zeit ist kostbar.
Umso wichtiger ist es, sie sinnvoll einzusetzen.
Wie wäre es, wenn du in weniger Zeit mehr erreichen könntest?
Mehr Arbeit erledigen, mehr Zeit für Freunde und Familie und mehr Zeit für dich ganz persönlich.
Der Tag wird immer 24 Stunden haben. Das lässt sich nun mal nicht ändern. Was wir jedoch sehr wohl ändern können, ist unsere Zeitplanung.
Mit den richtigen Zeitmanagement Methoden, bist du in der Lage, deinem Tag zumindest gefühlt, ein paar Stunden hinzuzufügen.
Das Resultat ist zwangsläufig mehr Erfolg in allen Lebensbereichen und vor allem mehr Ausgeglichenheit. Denn durch das richtige Zeitmanagement, hast du weniger das Gefühl, dass dir die Zeit wie Sand zwischen den Fingern verrinnt.
Was genau ist Zeitmanagement?
Der Begriff beschreibt alle Maßnahmen, die du für deine persönliche Zeitplanung durchführst.
Oft wird er mit Managern und CEOs in Verbindung gebracht.
Doch von einem sinnvollen Zeitmanagement profitiert jeder.
Egal ob Hausfrau/Hausmann, Student, Angestellter oder Freelancer.
Wir alle möchten das Maximum aus unserem Leben herausholen.
Es ist sinnvoll, dabei als Erstes unsere individuelle Tagesplanung anzuschauen. Denn am Ende ist unser Leben nichts als die Summe unserer gelebten Tage. Stimmt deine Tagesplanung, wirst du über die Zeit großes erreichen.
Zeitmanagement Methoden setzen an unterschiedlichen Stellen an. Zum einen gilt es, deine Produktivität zu erhöhen. Auf der anderen Seite gilt es Zeitverschwendung zu minimieren.
Zeitmanagement Grundlagen
1. Zeiterfassung
Als Erstes solltest du den Ist-Zustand festhalten.
Wie genau sieht dein typischer Arbeitstag aus?
Was machst du an einem typischen Erholungstag ganz genau?
Wie viel Zeit verwendest du genau, für unterschiedliche Tätigkeiten wie Schlafen, Essen, Arbeit, Freunde und Familie, Social Media, Fernsehen, Bildung, Sport, Meditation etc.
Mache dir bitte eine Liste und schätze so genau wie möglich, wie viel Zeit die einzelnen Komponenten einnehmen. Bitte notiere dabei auch, wie viel Me-Time, also Zeit für dich alleine du hast.
Meistens reicht dieses bloße Bewusstmachen schon aus, um erste Ansätze zu erhalten. Vor allem die Zeit, die wir mit Social Media und Fernsehen verbringen ist dabei oft überraschend.
2. Umverteilung
Als Nächstes überlege dir bitte was passiert, wenn du Zeit umverteilst.
Denke dabei in Zeitabständen von Monaten und Jahren.
Überlege dir, wo du Zeit einsparen könntest und wo du sogar mehr Zeit investieren möchtest.
Falls du jetzt das Gefühl hast, der Tag reicht nicht aus, für alles, was du vorhast – keine Angst!
Du bekommst in diesem Artikel noch ausreichend Zeitmanagement Tipps an die Hand.
Vielleicht hast du aber auch schon auf Anhieb erkannt, wo du etwas wegnehmen kannst, um es woanders hinzuzufügen, damit du ein besseres Gesamtergebnis erhältst.
3. Zeitplanung schafft mehr Zeit
“Planung ist das halbe Leben”, lautet ein bekanntes Sprichwort.
Durch die richtige Tagesplanung und die richtige Langzeitplanung sorgst du für eine bessere Nutzung deiner Zeit.
Hilfreiche Werkzeuge sind To-Do-Listen, Tagespläne, Wochenpläne und Jahrespläne. Vor allem eine tägliche Planungsroutine wird dir dabei helfen, strukturiert zu arbeiten und deine Produktivität zu steigern.
4. Wohin soll’s gehen?
Nur wenn du weißt, wo du hinwillst, kannst du zielstrebig dorthin gehen. Kein klares Ziel zu haben, bedeutet zwangsläufig Zeitverschwendung. Deshalb kommt die Zielplanung noch vor der Zeitplanung.
Damit du genau weißt, wie eine optimale Zielplanung funktioniert, bekommst du jetzt eine aus gutem Grund, verbreitete Methode an die Hand.
Der Ziellose erleidet sein Schicksal – der Zielbewusste gestaltet es
– Immanuel Kant
Setze deine Ziele SMART
Ziel ist nicht gleich Ziel. Es gibt gewisse Grundlagen, die einem gesteckten Ziel deutlich mehr Wirkung verleihen. Zusammengefasst werden diese optimal mit der SMART-Methode.
Wenn es also an deine Zielplanung geht, berücksichtige dabei unbedingt die folgenden 5 Punkte.
S wie spezifisch
Ziele müssen klar definiert sein. Je spezifischer, desto besser. Statt nur “Abnehmen”, solltest du zum Beispiel “Fettmasse abnehmen und Muskelmasse erhalten” als Ziel setzen.
M wie messbar
Ziele müssen messbar sein. Statt nur “Abnehmen”, solltest du “10 kg Fettmasse abnehmen” als Ziel formulieren.
A wie attraktiv
Wenn das Warum stark genug ist, kommt das Wie ganz automatisch. Mache dir deshalb bewusst, warum du dein Ziel überhaupt erreichen möchtest.
Warum möchtest du abnehmen?
Was passiert, wenn du dein Ziel erreicht hast?
R wie realistisch
Nur wenn du ein Ziel als erreichbar betrachtest, funktioniert die Magie der Zielsetzung. Glaubst du tief in deinem Innern nicht daran, dass du das Ziel überhaupt erreichen kannst, wirst du es auch nicht ernsthaft verfolgen.
Warum auch?
Überprüfe deshalb stets, ob du die Erreichung für möglich hältst. Werfe dabei auch einen Blick auf dein Selbstvertrauen. Vielleicht ist dein Ziel durchaus realistisch, doch du traust dir zu wenig zu.
T wie terminiert
Jedes Ziel braucht eine Deadline. Dadurch bekommt es automatisch mehr Gewicht und dein Verstand richtet sich unbewusst nach dieser Zeitvorgabe. Genauso wie das Ziel selbst muss auch die Zeitvorgabe realistisch sein.
Wenn du dir vornimmst in 3 Tagen ein Buch zu schreiben, wird dein Verstand sich sagen: “So ein Quatsch” und dir damit unbewusst einen Strich durch die Rechnung machen.
Sind deine Ziele SMART?
Jedes Mal, wenn du dir also ein Ziel setzt, überprüfe kurz, ob es alle SMART-Kriterien erfüllt. Auf diese Weise richtest du dein Unterbewusstsein automatisch auf Zielorientierung. Hast du deine Ziele formuliert, gilt es zudem Prioritäten zu setzen.
Möchtest du außerdem wissen, was du dir auch aneignen solltest, um deine Ziele möglichst effizient zu erreichen, lese auch diesen Artikel.
Ein gutes Zeitmanagement beginnt morgens
Hast du schon mal gehört, dass viele erfolgreiche Menschen sehr früh aufstehen?
Tatsächlich gibt es signifikante Zahlen, die einen Zusammenhang zwischen früh Aufstehen und Erfolg belegen.
Doch warum ist das so?
Werde zum Frühaufsteher
Wenn du morgens in aller früh aufstehst, hast du zusätzliche Zeit zur Verfügung. Diese kannst du nutzen, um eine perfekte Morgenroutine zu absolvieren. Was dir zu mehr Gesundheit und Leistungsfähigkeit verhilft. Beides Dinge, die dir letztendlich “mehr Zeit” verschaffen.
Durch Elemente wie Sport, Meditation oder Zeit für gute Ernährung am Morgen, startest du den Tag im bestmöglichen Sinne.
Das Besondere am früh aufstehen ist, dass es viel weniger Ablenkung gibt (vorausgesetzt dein Smartphone bleibt erstmal aus).
Du kannst dadurch mehr in kürzerer Zeit erledigen.
Gute Zeitmanager kennen keine Schlummertaste
Einer der größten Zeitverschwender ist die Schlummertaste an deinem Wecker bzw. die Snooze-Funktion deines Smartphones. Interessanterweise ist diese sinnfreie Praktik durchaus verbreitet.
Benutzt auch du die Snooze-Taste?
Dann bitte ändere dies so schnell wie möglich!
Wenn dein Wecker das erste Mal klingelt, ist es mit dem Tiefschlaf definitiv vorbei. Wenn du jetzt liegen bleibst, wirst weder erholter, noch kannst du irgendwas erledigen. Deine Zeit ist nach Definition verschwendet.
Nehmen wir mal an du betätigst jeden morgen 2 Mal diese Taste und das kostet dich 20 Minuten. Das sind wöchentlich ca. zweieinhalb Stunden. Anders gesagt, die komplette Zeit, die du für ein effektives Fitnessprogramm in der Woche benötigst.
Wenn dein Wecker morgens klingelt, fühlst du dich wie gerädert und kommst einfach nicht aus dem Bett?
Dann gilt es genau dort anzusetzen. Arbeite aktiv an deiner Schlafqualität und geh früh genug ins Bett.
Beim ersten Klingeln heißt es dann: “Raus aus den Federn und Attacke!”
To Do Listen und Meilensteine gehören zum Zeitmanagement
Wenn du dich fragst: “Wie organisiere ich mich am besten?”, kommt jetzt die Antwort.
Durch Aufschreiben deiner Gedanken und Ziele sorgst du für Ordnung in deinem Kopf. Und genau diese Ordnung verschafft dir einen zeitlichen Vorteil.
Tägliche To Do Liste am Morgen
Am besten integrierst du deine To-do-Liste in deine Morgenroutine. Dadurch startest du jeden Tag mit der Klarheit, was es zu tun gibt.
Schreibe dazu täglich auf, an welchen Projekten du zurzeit arbeitest und was du am heutigen Tag dafür tun wirst.
Bringe alles in eine sinnvolle Reihenfolge und schon hast du deine persönliche To-do-Liste bzw. deinen Tagesplan. Aus eigener Erfahrung kann ich dir sagen, dass es sich dabei um ein mächtiges Zeitmanagement Tool handelt. In der ersten Woche, als ich diese anwendete, erledigte ich mehr wichtige Dinge als in den vorherigen 3 Monaten.
Schritt für Schritt ans Ziel
Die meisten Projekte lassen sich in Teilziele aufteilen und genau das solltest du auch tun. Setze dir für diese Meilensteine stets ein zeitliches Limit nach besprochener Systematik. Wenn du möchtest, kannst du dir für deine Liste und deine Meilensteine natürlich eine eigens dafür entwickelte App besorgen.
Stift und Papier hat jedoch einen Vorteil. Du wirst nicht durch andere Dinge auf deinem Smartphone abgelenkt.
Ein gutes System ist, erst alles handschriftlich zu machen und wenn es perfekt steht, die App zu füttern.
Keine Zeitverschwendung
Jetzt mal Hand aufs Herz, wie viel Zeit verbringst du mit Dingen, die dir absolut keinen Nutzen bringen? Spätestens nach Punkt 1 und 2 der Zeitmanagement-Grundlagen solltest du hier einen Anhaltspunkt haben.
Ich lade dich nun zu einem Gedankenexperiment ein.
Bitte wähle dir eines der Dinge, die du täglich tust, die dir jedoch keinen echten Nutzen bringen.
In meinem Beispiel spreche ich der Einfachheit halber von Social Media.
Sollte das auf dich nicht zutreffen, setze einfach deine entsprechende Tätigkeit ein.
Im Durchschnitt verbringen deutsche Nutzer eine Stunde täglich auf entsprechenden Plattformen. Das sind 7 Stunden pro Woche und 365 Stunden im Jahr. Ziehen wir die Schlafenszeit ab, verbringen wir also ganze 23 Tage damit, uns die Posts anderer Leute anzuschauen.
Zeitmanagement heißt auch Zeit sinnvoll nutzen
Stell dir jetzt bitte vor, wo genau du heute stehen würdest, wenn du nur die Hälfte dieser Zeit in Weiterbildung investiert hättest.
Eine halbe Stunde täglich über ein ganzes Jahr ist vollkommen ausreichend um:
- eine neue Sprache zu lernen
- ein Instrument zu lernen
- mehr als genug um ein optimales Fitnesstraining für deinen Körpertyp zu absolvieren
- deinen Geist durch Meditation in Einklang zu bringen
- ein Buch zu schreiben
- 10–20 Bücher lesen
Richtiges Zeitmanagement: Ablenkung minimieren und Produktivität steigern
Einer der größten Zeitfresser ist Ablenkung. Diese kann durch äußere Umstände stattfinden, jedoch auch von uns selbst verursacht werden.
Ein Beispiel:
Du befindest dich gerade in einem gedanklichen Prozess.
Dein Smartphone leuchtet auf, denn du hast eine WhatsApp Nachricht.
Du checkst die Message und widmest dich wieder der Arbeit.
Bevor du gedanklich wieder an der gleichen Stelle bist, kostet dich das eine Minute.
Eine Minute klingt zwar nicht viel, doch auf lange Zeit gesehen, summiert sich das ungemein. Außerdem ist diese Minute schlicht nicht nötig. Wenn du deine Message in einer geplanten Pause checkst, brauchst du dafür genauso viel Zeit. Dein Workflow ist aber deutlich besser.
Schütze dich vor dir selbst
Falls du am PC arbeitest, ist dies eine besondere Herausforderung.
Sorge ganz gezielt dafür, dass sich Privates und Geschäftliches nicht mischen. Diesen Text schreibe ich zum Beispiel auf meinem Arbeits-Laptop. Dieser ist und bleibt frei von jeglichen privaten Einflüssen.
Doch auch wenn du dasselbe Gerät für Freizeit und Job verwendest, gibt es tolle Möglichkeiten, Ablenkung zu verhindern.
Mit Programmen wie FocusMe oder Cold Turkey kannst du selbst bestimmen, welche Apps und Webseiten auf deinem Gerät wann aktiv sind.
Du möchtest hoch konzentriert sein? Dann schalte YouTube, Facebook und Co. einfach für die nächste Stunde aus oder probiere Konzentrationsübungen.
Schütze deine Ohren
Es gibt Dinge, die wir nicht kontrollieren können. Dazu gehört zum Beispiel die Geräuschkulisse, in der wir arbeiten. Egal ob Kollegen, Bauarbeiten oder der Nachbarshund, laute Geräusche können uns aus der Konzentration reißen.
Doch es gibt Möglichkeiten Abhilfe zu schaffen. Simple Ohrenstöpsel sorgen für mehr Ruhe. Mit speziellen Playlists und Binaralen Beats kannst du für ein angenehmes Audioerlebnis sorgen und andere Geräusche in den Hintergrund verbannen.
Eine weitere Möglichkeit ist der gezielte Einsatz von weißem Rauschen. Dieses, auch als White Noise bekannte Geräusch, hat faszinierende Eigenschaften und sorgt für bessere Konzentration.
Integriere Selbstfürsorge in deine Zeitplanung
Ein weiteres Geheimnis erfolgreicher Menschen ist ausreichend Zeit für sich selbst einzuplanen.
Wenn du Zeit alleine und ohne Ablenkung verbringst, kannst du deine Gedanken optimal sortieren.
Diese innere Ordnung lässt dich im Alltag wiederum strukturiert arbeiten.
Viele Menschen haben jedoch ein Problem damit, alleine zu sein. Falls du dazu gehörst, versuche dich zu überwinden.
Plane ein Wochenende alleine in den Bergen oder einem anderen ruhigen Ort. Geh raus in die Natur und sei dir selbst dein bester Freund .
Du wirst überrascht sein, wie viel Kraft dieses “allein sein” dir geben kann.
Zeitmanagement Methoden für Fortgeschrittene
Du möchtest ein Top Zeitmanager werden?
Dann kommen jetzt die richtigen Tipps für dich!
Mehr Fokus durch Meditation
Je besser du dich auf etwas konzentrieren kannst, desto produktiver bist du. Für deine Konzentration ist ein Faktor entscheidend – dein Frontallappen. Dieser Bereich deines Gehirns ist sozusagen der Dirigent für alle anderen Hirnareale und gibt sprichwörtlich den Ton an.
Ein trainierter Frontallappen gibt dir die Macht dich besser zu konzentrieren und Ablenkungen locker abzuschütteln. Übrigens, ja du hast richtig gelesen “trainiert”. Genauso wie du deinen Körper trainieren kannst, lassen sich auch deine kognitiven Fähigkeiten verbessern.
Dafür existieren zahlreiche Apps. Jedoch gibt es eine Sache, die auf keinen Fall fehlen sollte – Meditation.
Durch regelmäßiges Meditieren sorgst du nicht nur für eine bessere Konzentrationsfähigkeit, sondern entfesselst noch zahlreiche andere positive Effekte.
Entfalte dein volles Potenzial
Wie wäre es, wenn du deine Lesegeschwindigkeit verdreifachen könntest?
Oder, was würde passieren, wenn du dir Dinge auf einmal deutlich besser merken könntest?
Wie viel Zeit würdest du durch solche Fähigkeiten sparen?
Menschen wie Jim Quick haben es sich zur Aufgabe gemacht, genau diese Fähigkeiten zu vermitteln. Denn es ist erstaunlich, dass wir in der Schule Mathe, Deutsch, Erdkunde und so weiter lernen, doch keiner uns Dinge wie Speed Reading vermittelt.
Bevor du dir also vornimmst, mehr Bücher zu lesen, sorge erst dafür, dass du Bücher in einem Bruchteil der Zeit lesen kannst. Das ist Zeitmanagement der Spitzenklasse.
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